Windows Fax and Scan

Windows Fax and Scan im Überblick

Windows Fax and Scan ist das integrierte Scan‑ und Faxwerkzeug unter Windows. Es erkennt lokale USB‑Scanner ebenso wie viele Netzwerkgeräte, versteht WIA/TWAIN und arbeitet zuverlässig mit Flachbett und ADF (automatischer Dokumenteneinzug). Für den Büroalltag bedeutet das: reinlegen, Quelle wählen, scannen – fertig.

Was kann das Tool genau?

Mehrseitenscans: Mit ADF digitalisierst du ganze Stapel in einem Rutsch. Dateiformate: Standardmäßig speicherst du als JPEG, PNG, BMP oder TIFF – letzteres eignet sich gut für mehrseitige Bilddokumente. E‑Mail‑Übergabe: Gescanntes lässt sich direkt aus dem Tool als Anlage verschicken. Profile: Du definierst Quelle, Auflösung, Farbe/Schwarzweiß und Zielordner (typisch: Bilder/Scans) und nutzt das als wiederkehrendes Set‑up.

PDF‑Workflows mit Bordmitteln

Ja, du bekommst mit wenigen Schritten saubere PDFs – ganz ohne Zusatzsoftware. So geht’s:

Einzelseiten‑PDF: Scanne das Dokument, wähle im Vorschaufenster „Drucken“ und setze als Drucker Microsoft Print to PDF. Speicherort wählen, bestätigen, fertig.
Mehrseitiges PDF: Scanne den Stapel (am besten als TIFF), markiere die Seiten, „Drucken“ → Microsoft Print to PDF → eine einzige, sortierte PDF.
Direktes PDF aus Apps: Alternativ die Bilddateien in Fotos oder Edge öffnen und dort an Microsoft Print to PDF senden – praktisch, wenn du vorher noch beschneiden oder drehen willst.

Kleiner Alltagstipp: Wenn Microsoft Print to PDF in der Druckerliste fehlt, aktiviere die Windows‑Funktion erneut in den optionalen Features und starte den PC einmal neu.

Warum dieses Tool – und nicht „irgendwas anderes“?

Weil Zuverlässigkeit im Dokumentenprozess zählt. Windows Fax and Scan ist vorinstalliert, leicht zu standardisieren und funktioniert auf jedem Firmen‑ oder Privat‑PC mit Windows. Kein Lizenzchaos, keine Lernkurve – und durch Microsoft Print to PDF bekommst du exakt das Ausgabeformat, das dein Team braucht.

Praxis: So richtest du deinen perfekten Scan ein

Vorlagen: Erstelle dir Profile z. B. „Rechnungen ADF, 300 dpi, Graustufen“ oder „Verträge, 200 dpi, Schwarzweiß“.
Qualität vs. Dateigröße: 200–300 dpi reichen für Text; Farbdokumente nur dann in Farbe scannen, wenn es wirklich nötig ist.
Ablage: Lege einen festen Ordner wie „Dokumente\Scans\Eingang“ fest und verschiebe später in die richtige Mandanten- oder Projektsammlung.

Kompatibilität und Verwaltung

Empfehlenswert ist Windows 10 oder 11 mit aktuellen Treibern. Scanner sollten WIA/TWAIN beherrschen; Netzwerkgeräte am besten als WSD/WIA‑Scanner bereitstellen. In Unternehmen lässt sich der gesamte Workflow via Richtlinien standardisieren – vom Standarddrucker Microsoft Print to PDF bis zu vordefinierten Scanordnern.

Sicherheit und Compliance

Die Verarbeitung bleibt lokal. Du entscheidest, wo Dateien landen – etwa direkt auf einen verschlüsselten Ordner oder in eine OneDrive/SharePoint‑Bibliothek mit Versionierung. Für sensible Unterlagen ist das ein klares Plus gegenüber cloud‑zwingenden Tools.

Meine Einschätzung

Optisch kein Glanzstück, aber im Alltag ein Arbeitstier. Wenn du PDFs brauchst, liefert der Print‑to‑PDF‑Workflow in wenigen Sekunden – stabil, reproduzierbar, update‑sicher. Wer Bildnachbearbeitung oder OCR benötigt, ergänzt den Prozess in Fotos oder Office‑Apps. Für die meisten Teams ist das die pragmatisch beste Lösung.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich direkt als PDF scannen?

Windows Fax and Scan speichert als Bildformat. Für PDF klickst du auf „Drucken“ und wählst Microsoft Print to PDF. So erzeugst du auch mehrseitige PDFs aus einem Scan‑Stapel.